Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Es können alle Hinweise und Informationen über tatsächliche oder mutmaßliche Verstöße des Unternehmens oder seiner Beschäftigten entsprechend den hinweisgeberrechtlichen Bestimmungen gemeldet werden, zum Beispiel:

• Verstöße die strafbewehrt sind (wie Bedrohung/Gewalt durch Mitarbeiter, Betrug (auch Arbeitszeitbetrug), Untreue, Diebstahl, Unterschlagung, Bestechung/Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr, Vorteilsgewährung/Vorteilsannahme, etc.)
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leib, Leben, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient (z. B. dem Gesundheitsschutz dienende Vorschriften, arbeitsschutzrechtliche Mitteilungs- und Anzeigepflichten wie die Pflicht zur Zahlung des Mindestlohns, Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Betriebsräten, etc.)
• Verstöße gegen Normen des Bundes- oder Landesrechts sowie gegen bestimmte Unionsrechtsakte (z. B. bundesrechtliche Regelungen zur Auftragsvergabe, steuerliche Normen, umweltrechtliche Normen, kartellrechtliche Normen, verbraucherschützende Normen, Rechtsnormen zur Förderung der Nutzung von Energie aus erneuerbaren Quellen und der Energieeffizienz, Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Binnenmarktvorschriften der EU einschließlich Vorschriften über Wettbewerb und Beihilfen, etc.)
• Gleiches gilt für Informationen über Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien im Zusammenhang mit den zuvor genannten Bestimmungen.

Bitte beachten Sie, dass das Hinweisgebersystem kein allgemeiner „Kummerkasten“ ist, der für Beschwerden bei z. B. allgemeiner Unzufriedenheit mit dem Unternehmen genutzt werden soll.

Unser Hinweisgebersystem steht sowohl unternehmensinternen Personen (z. B. Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene Beschäftigte, Leiharbeitnehmer, Auszubildende, Praktikanten) als auch unternehmensexternen Personen (z. B. Geschäftspartner wie Dienstleister, Lieferanten, Kunden) aber auch Bewerbern oder sonstigen mit dem Unternehmen in Beziehung stehenden Personen zur Verfügung.

Wir empfehlen Ihnen, sich zuerst darüber zu informieren, ob der persönliche Anwendungsbereich des HinSchG in Ihrem Fall eröffnet ist, d. h. ob der notwendige Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit besteht und ob der zu meldende Verstoß in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt.

• Mit dem digitalen Meldesystem können Sie Hinweise vertraulich und auf Wunsch auch anonym 365/7/24 melden. Meldende Personen können sich über den Link zum digitalen Meldesystem im Intranet oder auf der Unternehmenswebseite einloggen und die eigene Meldung anhand von vorgegebenen Fragen oder als Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden.
• Meldungen können ferner auch telefonisch an die interne Meldestelle unter 06031 6848-1388 und 06031 82-1271 (unsere beiden Tel-Nr.) sowie auf Wunsch im persönlichen Gespräch erstattet werden.

Hinweise:

Beachten Sie bitte, dass wir, wenn Sie sich für eine anonyme Meldung entscheiden und nicht die Möglichkeit eröffnen, mit Ihnen in Kontakt zu treten, keine Möglichkeit haben, Ihnen verfahrensrelevante Informationen, wie Eingangsbestätigungen, Rückfragen und verfahrensabschließende Entscheidungen zukommen zu lassen.

Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können sich darüber hinaus auch an eine externe Meldestelle, z. B. das Bundesamt für Justiz, das Bundeskartellamt oder die Bundeanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht wenden. Darüber hinaus können Sie unter engen gesetzlich normierten Voraussetzungen eine Offenlegung der Information vornehmen.

Empfänger Ihres Hinweises sind ausschließlich die Beauftragten der internen Meldestelle. Die Beauftragten der internen Meldestelle sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unparteiisch, unabhängig, sie verfügen über die notwendige Fachkunde und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die interne Meldestelle hat – unabhängig davon, ob sie für die eingehende Meldung zuständig ist – die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

1. der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
2. der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, d. h. alle Personen, die durch eine Meldung belastet werden, und
3. der sonstigen in der Meldung genannten Personen. Hierbei geht es um Beteiligte oder auch unbeteiligte Dritte, die beispielsweise Kolleginnen und Kollegen. Diese Dritten können Verstöße beobachtet haben oder sie können in sonstiger Weise von der Meldung betroffen sein.

Die Identität dieser Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

Es gibt Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot:

• Die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht geschützt.
• Strafprozessuale Auskunftsrechte von zuständigen Strafverfolgungsbehörden sind nach Maßgabe der Strafprozessordnung zu beantworten. Eine Verweigerung der Beantwortung unter Hinweis auf das Vertraulichkeitsgebot des HinSchG ist nicht möglich.

Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person dürfen nur in gesetzlich bestimmten Fällen und Voraussetzungen – etwa auf Verlangen einer Strafverfolgungsbehörde oder einer gerichtlichen Entscheidung – an die zuständige Stelle weitergegeben werden. Im Übrigen darf die Identität der hinweisgebenden Person durch die interne Meldestelle nur weitergegeben werden, wenn die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und eine Einwilligung zur Weitergabe vorliegt.

Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden

• bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung,
• sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist,
• in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde,
• aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren oder
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.

Da wir Hinweise auf Verdachtsfälle und Verstöße sehr ernst nehmen, gehen wir jedem Hinweis nach, außer der Hinweis erweist sich als offenkundig haltlos, in diesem Fall sehen wir von weiteren Schritten ab.

Die interne Meldestelle bestätigt den Eingang Ihrer Meldung (Eingangsbestätigung) umgehend, spätestens jedoch sieben Tage nach Eingang der Meldung. Eine Eingangsbestätigung erfolgt nicht, wenn Sie darauf ausdrücklich verzichtet haben oder wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die Eingangsbestätigung den Schutz Ihrer Identität beeinträchtigen könnte.

Ist die interne Meldestelle nicht zuständig für eine Meldung, so leitet sie die Meldung unverzüglich unter Wahrung der Vertraulichkeit Ihrer Identität an die zuständige Stelle weiter und setzt Sie hierüber in Kenntnis.

Sie erhalten auf Ihre Meldung hin innerhalb einer angemessenen Zeit (in der Regel drei bis sechs Monate) eine Rückmeldung. Eine Rückmeldung an Sie darf nur insoweit erfolgen, als dadurch Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung glauben oder annehmen müssen, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung ohne missbräuchliche Absicht abgeben. Es kann deshalb sein, dass die Untersuchung später ergibt, dass kein Verstoß vorliegt. In diesem Fall haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.

Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien (berufliche Nachteile wie z. B. Kündigung, Herabstufung, Aufgabenverlagerung, benachteiligende Behandlung) sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.

Das Verbot von Repressalien gilt nicht:

• wenn Sie Informationen melden, deren Inhalt bereits in vollem Umfang öffentlich verfügbar ist und die keine neuen Einblicke bieten.
• wenn Sie missbräuchlich oder böswillig unrichtige Informationen melden. Im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit besteht bei der Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen zudem die Möglichkeit einer Schadensersatzverpflichtung.
• Sie müssen vor Erstattung der Meldung tatsächliche Anhaltspunkte für das Vorliegen eines Verstoßes haben. Bloße Spekulationen sind nicht geschützt. Falls Ihnen Beweismittel (z. B. Zeuginnen und Zeugen, Urkunden) bekannt sind, ist es deshalb zweckmäßig, diese zu benennen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen sind ebenso die hinweisgebende Person bei der Meldung im beruflichen Zusammenhang unterstützende Personen oder mit ihr in Verbindung stehende Dritte geschützt.

Die Dokumentation wird in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Ein digitales Meldesystem ist ein sicherer, digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen.

Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, nach Ihrer Wahl auch anonym, online zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer die meldende Person ist. Die Daten befinden sich gesichert in der Open Telekom Cloud. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind (die Verantwortlichen der internen Meldestelle), haben Zugang zu den Informationen.

Klicken Sie auf der Startseite auf "Hier klicken - und Meldung abgeben." und folgen Sie den Anweisungen. Der Vorgang ist einfach und man benötigt knapp 10 Minuten.

Das System funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Meldende Personen vergeben nach dem Absenden einer Meldung eine PIN und erhalten daraufhin einen Zahlen-Code. Beides müssen sie aufschreiben und damit können Sie sich später wieder in das Schließfach einloggen. Die interne Meldestelle hat so die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Dies ist auch ohne Angabe der Mailadresse oder Telefonnummer möglich.

Das System erlaubt zusätzlich, vor dem Absenden der Meldung eine Mailadresse anzugeben, um leichter über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden zu bleiben. Über die Mailadresse werden Sie bspw. vom System an für Sie hinterlegte Chat-Nachrichten erinnert. Die hier angegebene Mailadresse ist für die zuständigen Bearbeiter nicht sichtbar. Die Angabe einer Mailadresse schwächt aber dennoch immer die eigene Anonymität.

Das Schließfach ist für meldende Personen nur mit PIN und Code wieder zugänglich – diese sind daher gut aufzubewahren, da diese nur einmalig vergeben werden.

Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich und auf Wunsch auch anonym zu melden. Die Optionen können Sie auswählen.

Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des betroffenen Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer die meldende Person ist. Zur Gewährleistung der Anonymität laufen die verschlüsselten Daten nicht über die unternehmenseigenen Server, sondern über einen unabhängigen, externen Server (Open Telekom Cloud in DE). Sobald im Meldesystem auf „Meldung senden“ geklickt wurde, bleibt die Anonymität, es sei denn, man entscheidet sich selber zur Offenlegung des eigenen Namens.

Das System erlaubt, eine Mailadresse anzugeben, um leichter über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden zu bleiben. Über die Mailadresse werden Sie bspw. vom System an für Sie hinterlegte Chat-Nachrichten erinnert. Die hier angegebene Mailadresse ist für die zuständigen Bearbeiter nicht sichtbar. Die Angabe einer Mailadresse schwächt aber dennoch immer die eigene Anonymität.

Alle Meldungen werden durch die vom Unternehmen beauftragten Personen bearbeitet. Diese entscheiden über das weitere Vorgehen und melden sich über das Meldesystem, falls Rückfragen bestehen oder zusätzliche Informationen benötigt werden. Hierzu meldet man sich erneut im Meldesystem an - mit dem 16-stelligen Zugangscode und der 4-stelligen PIN.

Geben Sie dem Unternehmen 7 Tage Zeit, um die Meldung zu beantworten.

Innerhalb von drei bis sechs Monaten erhalten Sie dann soweit möglich und rechtlich zulässig eine Rückmeldung über den Stand des Verfahrens.

Dem Unternehmen hilft es, wenn Sie für Rückfragen oder ergänzende Informationen zur Verfügung stehen. Hierzu melden Sie sich bitte regelmäßig im Meldesystem an – mit dem Zugangscode und der PIN.

Bei Verlust des Zugangscodes oder der PIN, lassen sich diese Faktoren nicht zurücksetzen oder reproduzieren. Zur erneuten Anmeldung im Meldesystem besteht nur die Möglichkeit, eine neue Meldung zu erstellen, in dem man sich auf die bereits eingereichten Meldungen bezieht.

Ja, ein Download der Meldung ist zu jeder Zeit möglich.

Der Download ist ein PDF-Dokument mit allen Bestandteilen der Meldung: den eigenen Antworten, den hochgeladenen Dokumenten und der Chat-Historie.

Folgende Dateiformate zum Upload sind zulässig: .jpg, .png, .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .csv und .txt.

Bei jedem Datei-Upload werden alle Metadaten gelöscht und es wird ein einheitlicher, anonymer Dateiname vergeben. Daher muss man selbst keine Dateien umbenennen oder die Metadaten selbst löschen.

Bitte aber zusätzlich prüfen, ob im Text oder den Bildern der hochgeladenen Dateien zu erkennen ist, dass man die Meldung abgegeben haben. Löschen oder Schwärzen Sie diese Stellen um die eigenen Anonymität zu schützen.

Nein, hochgeladene Dokumente und Dateien können grundlegend nicht gelöscht werden.

Das Meldesystem ist von jedem internetfähigen Eingabegerät (Handy, Tablet, Laptop, Desktop, usw.) erreichbar.

Wir empfehlen, das Meldesystem über folgende Browser zu erreichen:

Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Apple Safari, Microsoft Edge - hierbei sollte eine aktuelle Version verwendet werden.

Zudem wird immer die Verwendung des sog. privaten oder Inkognito-Modus empfohlen. Somit können Meldungen im Meldesystem via Browser abgegeben werden, ohne dass diese Seite im Browserverlauf erscheint.

Gerne stehen wir bei Rückfragen zur Technik und zum System zur Verfügung. Dabei behandeln wir die Anfragen auf Wunsch auch gerne anonym. Wir sind erreichbar unter support@whistle-report.com.